Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası ("Politika"), Ames Europe Tekstil Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi ("Veri Sorumlusu" anılacaktır) bünyesinde gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Veri Sorumlusu olarak temel prensibimiz; Çalışan, Tedarikçi Çalışanı, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Hissedar/Ortak, Kamu Görevlisi, Veli / Vasi / Temsilci, Çalışan Adayı, Çalışan Yakını, İşyeri Hekimi, Doktor, İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı, Ziyaretçi, Stajyer, Dava, İcra Dosyası Tarafı, İnternet Sitesi Ziyaretçi ve diğer üçüncü kişiler ilgili kişilerine ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak işlenmesidir. Bu kapsamda ilgili kişilerin hak kaybına uğramaması ve haklarını etkin bir şekilde kullanması öncelik olarak belirlenmiştir.
İşbu hazırlanan Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 28.10.2017 tarih ve 30224 Sayılı Resmi Gazetede yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") ve diğer mevzuat hükümlerine uyumlu şekilde hazırlanmıştır.
| Alıcı Grubu | Alıcı Grubu Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. |
| Açık Rıza | Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
| Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
| Çalışan | Çalışan Veri Sorumlusu personeli. |
| Elektronik Ortam | Elektronik Ortam Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
| Elektronik Olmayan Ortam | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar. |
| Hizmet Sağlayıcı | Veri Sorumlusu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. |
| İlgili Kişi | İlgili Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| İlgili Kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. |
| İmha | İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
| Kanun | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
| Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
| Kişisel Veri | Kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi. |
| Kişisel Veri İşleme Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
| Periyodik İmha | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re'sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
| Politika | Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası. |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi | Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. |
| VERBİS | Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi. |
| Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
Aşağıdaki tablo, Veri Sorumlusu tarafından saklanan kişisel verilerin hangi ortamlarda kayıt altına alındığını göstermektedir. Veri Sorumlusu tarafından saklanan kişisel veriler, niteliğine ve hukuki durumuna göre en uygun kayıt ortamında saklanmaktadır.
| Veri Saklama Ortamları |
| Bilgisayar |
| Kilitli Arşiv Dolabı |
| İşletme Sunucusu |
| Arşiv Dolabı |
| Birim Arşivi |
| Kontrollü Bölgede Çift Kilitli Dolap |
| Yazılım Programı - Yurtiçi |
| Server |
| Şifreli Dosya |
| Kilitli Dolap |
| Yurtiçi E-posta Sunucusu |
| Erişim Kısıtlı Dosya |
| Yurtdışı E-posta Sunucusu |
Yönetmeliğin 6. maddesinin f bendi uyarınca kişisel verilerin saklanmasında ve imha süreçlerinde yer alan kişilerin unvanlarının, görevlerinin ve birimlerinin belirtilmesi gerektiği düzenleme altına alınmıştır. Bu kapsamda kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla veri güvenliği, saklama ve imha süreçlerinin yönetimi, teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında Veri Sorumlusu bünyesinde bulunan kişilere ait unvanları, görev ve birimleri belirtilmiştir.
| Unvan | Görev Tanımı |
| Kişisel Veri Yöneticisi | Kişisel Veri Yöneticisi Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ve düzenlenen diğer politika ve prosedürler uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. |
| Veri Sorumlusu Kişisel Veri Koruma Uzmanı (Teknik ve İdari) | Veri Sorumlusu Kişisel Veri Koruma Uzmanı (Teknik ve İdari) İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
Veri Sorumlusu bünyesinde, kişisel veriler Kanunun belirtmiş olduğu hususlara uygun olarak işlenmekte ve işbu Politika'da belirtilen kayıt ortamlarında saklanmakla beraber yine bu politikada belirtilen şekilde imha edilmektedir.
Kişisel Veriler, Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından birine veya birkaçına dayalı olarak ve bu kapsamda, kişisel verilerin işlenmesi için belirtilen şartların geçerliliği süresince kişisel veriler saklanmakta, söz konusu işleme şartları sona erdiğinde veya ilgili kişinin Veri Sorumlusu'na başvurusu üzerine, (Veri Sorumlusu'nun riayet etmesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri kontrol edildikten sonra) uygun görülmesi halinde ilgili kişinin talebi üzerine saklanmakta olan kişisel veriler silinmekte, imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Veri Sorumlusu, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
Veri Sorumlusu, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri belirli amaçlar doğrultusunda saklamaktadır. Bu kapsamda amaçlar aşağıda sayılmıştır:
| İşleme Amaçları |
| İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi |
| Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini |
| Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi |
| Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi |
| İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini |
| İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi |
| Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi |
| Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi |
| Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi |
| Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
| Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi |
| Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi |
| İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Talep / Şikayetlerin Takibi |
| Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi |
| İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması |
| Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi |
| Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini |
| Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Personel Devam Kontrol Sisteminin Yürütülmesi |
| Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Fesih İşlemlerinin Yürütülmesi |
| Ücret Politikasının Yürütülmesi |
| Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi |
| Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi |
| Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi |
Kişisel veriler;
Veri Sorumlusu, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Ayrıca Veri Sorumlusu Kanun'un 12. maddesiyle Kanunun 6'ncı maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde teknik ve idari tedbirler de almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
Veri Sorumlusu, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
| Teknik Tedbirler |
| Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır |
| Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır |
| Anahtar yönetimi uygulanmaktadır. |
| Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır |
| Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır |
| Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır |
| Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır |
| Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır |
| Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır |
| Güvenlik duvarları kullanılmaktadır |
| Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır |
| Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır |
| Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır |
| Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır |
| Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir |
| Şifreleme yapılmaktadır |
| Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır |
| Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır |
Veri Sorumlusu, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların, ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
| İdari Tedbirler |
| Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur |
| Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır |
| Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur |
| Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır |
| Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır |
| İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir |
| Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir |
| Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir |
| Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır |
| Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır |
| Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır |
| Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır |
| Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır |
| Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır |
| Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır |
| Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir |
| Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır |
| Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır |
Veri Sorumlusu, Kanuna ve sair mevzuat ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri,
| İmha Sebepleri |
| Kişisel Verilerin Korunması Kurulu'nun Kişisel Verinin İmhasına Yönelik Kararı |
| Saklama Süresinin Sona Ermesi |
| İlgili Kişi Talebi |
sebepleriyle işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re'sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Veri Sorumlusu tarafından kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak kişisel veriler silinir.
| Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | |
| Karartma | Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep, kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
| Bulut ve Yerel Dijital Ortamda/ Yazılımlarda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | |
| Yazılımdan güvenli olarak silme | Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler saklanmasını gerektiren sürenin sona ermesiyle veri tabanı yöneticisi hariç diğer ilgili çalışanların hiçbir şekilde erişemeyeceği şekilde dijital komutla silinir ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
| Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler | |
| Erişim yetkisini kaldırarak silme | Erişim yetkisini kaldırarak silme Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve silme işlemi yapılır. |
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak kişisel veriler yok edilir.
| Fiziksel/Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | |
| Fiziksel yok etme | Fiziksel yok etme Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
| Yerel Dijital Ortamda ve Sunucularda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | |
| Fiziksel yok etme | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
| De-manyetize etme (degauss) | De-manyetize etme (degauss) Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir. |
| Üzerine yazma | Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1'lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir. |
| Erişim yetkisini kaldırarak yok etme | Erişim yetkisini kaldırarak yok etme Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve bir daha ulaşılamayacak şekilde yok etme işlemi yapılır. |
| Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | |
| Yazılımdan güvenli olarak silme | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak kişisel veriler anonim hale getirilir.
| Fiziksel/Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Anonim Hale Getirme Yöntemleri | |
| Değişkenleri çıkarma | İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir. |
| Bölgesel gizleme | Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir. |
| Genelleştirme | Genelleştirme birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. |
| Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama | Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir. |
| Mikro birleştirilme | Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır. |
| Veri karma ve bozma | Veri karma ve bozma Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır. |
| Dijital Ortamda/Sunucularda/Bulut Ortamın Tutulan Kişisel Veriler İçin Anonim Hale Getirme Yöntemleri | ||
| Maskeleme (Şifreleme, simge kullanma, bulanıklaştırma, karıştırma, geçersizleştirme) | Maskeleme (Şifreleme, simge kullanma, bulanıklaştırma, karıştırma, geçersizleştirme) Veri maskeleme kişisel verilere yetkisiz kişiler tarafından erişilmesini engellemek amacıyla anlaşılmaz hale getirilmesidir. Bu yöntem kurumda bulunan gizli ve hassas bilgilerin kurum içerisine ve kurum dışarısına sızmasını, kötü niyetli kişilerce ele geçirilmesini engellemek amacıyla kullanılmaktadır. Veri maskelemede veri formatı değiştirilmez sadece değerler değiştirilir ancak bu değişim herhangi bir şekilde tespit edilmeyecek ve geri döndürülmeyecek şekilde yapılmaktadır. Ayrıca kimlerin hangi verilere ulaşabileceği belirlenerek sadece yetkisi olan kişilerin görmesi gereken bilgileri görmesi ve diğer bilgilerin maskelenmesi sağlanır. | |
Veri Sorumlusu tarafından faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
| Veri Kategorisi | Saklama Süresi |
| Kimlik |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| İletişim |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| Finans |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| Lokasyon |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| Müşteri İşlem |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| Mesleki Deneyim |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| Risk Yönetimi |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| İşlem Güvenliği |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| Hukuki İşlem |
Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl |
| Özlük |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl |
| Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri | İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl |
| Sağlık Bilgileri |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Pandemi bitimi itibari ile 6 ay Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Veri işleme amacının sona ermesinden itibaren 10 yıl Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl |
| Çalışan Aile Bireyi ve Yakını Bilgisi | İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl |
| Fiziksel Mekân Güvenliği |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl 25 Gün |
| Pazarlama | Veri işleme amacının sona ermesinden itibaren 10 yıl |
| Araç Bilgisi |
Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 5 Yıl |
Veri Sorumlusu, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmhası Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13'üncü maddesine istinaden Veri Sorumlusu'na başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Veri Sorumlusu, işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re'sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 01.01.2023 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
Veri Sorumlusu nezdinde kayıtları tutulan kişisel veriler Politika gereği saklama süresinin ve/veya yasal saklama sürelerinin bitmesi nedeniyle periyodik imha süreçlerinin bir parçası olarak imha çalışmasına konu edilmekte ve süreç Kişisel Veri İmha Tutanağı ile belgelenmektedir.
Politika, ıslak imzalı (basılı kağıt), basılı veya elektronik QR Kod ve doğrudan elektronik ortamda olmak üzere üç farklı şekilde yayınlanır, Veri Sorumlusu'nun www.ames-europe.com internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası da Veri Sorumlusu Yönetim Kurulunca veya Kişisel Veri Yöneticisince KVKK dosyasında saklanır.
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
Veri Sorumlusu, Mevzuat hükümleri gereği ya da Veri Sorumlusu politikası gereği kişisel verilerin saklanması ve imha politikasında değişiklik yapma hakkına sahiptir.